La transformación digital del trabajo y la importancia de controlar los costes de comunicación

Yakarta (ANTARA) – Los cambios en la forma de trabajar en la última década han colocado las comunicaciones digitales como la columna vertebral operativa de muchas empresas.

Las reuniones, la coordinación entre divisiones e incluso la toma de decisiones estratégicas ahora se llevan a cabo a través de una pantalla, ya no en una sala de reuniones física.

Aplicaciones de videoconferencia y servicios de comunicación basados ​​en Internet, como Zoom, equipos de Microsoft, Webex, hasta Voz de Google convertirse en una infraestructura integral, especialmente para organizaciones con patrones de trabajo híbridos y transfronterizos.

Esta transformación aporta eficiencia, flexibilidad y colaboración acelerada, pero detrás de esta comodidad surge un nuevo problema que muchas veces pasa desapercibido: el control de los costes de comunicación digital, cada vez más complejos.

En la práctica, es raro que una empresa utilice únicamente una plataforma de comunicaciones. Las diferencias en las necesidades, las preferencias de los socios comerciales y las restricciones regulatorias en ciertos países significan que las organizaciones tienen que administrar más de una aplicación a la vez.

Hay empresas que confían en ello. Zoom para reuniones internas, pero tuvo que cambiar a webex cuando se trata de un cliente en particular.

También hay organizaciones globales que lo utilizan. Equipos de Microsoft como columna vertebral de la colaboración, pero requiere servicios voz adiciones para ciertas regiones que no son totalmente compatibles.

Esta diversidad enriquece las opciones de comunicación, pero también crea fragmentación del sistema y sobrecostos que no siempre se controlan completamente.

El coste de las comunicaciones digitales suele pasar desapercibido al principio. Las facturas mensuales provienen de varios proveedores con diferentes esquemas, que van desde licencias de usuario, tarifas de llamadas de voz hasta ciertos servicios adicionales.

Sin un sistema de seguimiento adecuado, estos costos pueden aumentar de forma lenta pero constante.

Costos de comunicación

Es aún más complicado cuando una empresa tiene que asignar costos de comunicación a varios departamentos o unidades de trabajo que tienen diferentes intensidades de uso.

Sin datos precisos y en tiempo realLa toma de decisiones con respecto a la eficiencia de la comunicación tiende a basarse en suposiciones, no en hechos.

Es en este contexto que surge la necesidad de un sistema que sea capaz de proporcionar una visibilidad integral del uso de las comunicaciones digitales en todas las plataformas.

Este enfoque no se trata sólo de ahorrar costos, sino de construir una gobernanza de las comunicaciones más sana y responsable. Las empresas necesitan mecanismos para saber quién utiliza qué, con qué fines y a qué costo.

Este tipo de transparencia es importante para que la transformación digital realmente respalde la productividad, en lugar de crear cargas nuevas e incontrolables.

Un enfoque que se está desarrollando es el uso de sistemas clasificación Y facturación centralizado para servicios de comunicación basados Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS) o servicios de comunicaciones unificadas basados nube.

Este tipo de sistema permite a las empresas monitorear el uso. voz y comunicaciones digitales en tiempo realestablecer límites de costos por departamento y preparar informes completos que puedan usarse como base para la evaluación.

Con datos integrados, la administración no solo ve el gasto total, sino también los patrones de uso que pueden optimizarse.

Por ejemplo, ciertos departamentos pueden requerir comunicaciones transfronterizas intensivas, mientras que otras unidades cuentan con servicios básicos suficientes. Esta diferenciación de necesidades es difícil de gestionar sin un soporte adecuado del sistema.

Es importante enfatizar la claridad y el control en la gestión de los costos de comunicación de la empresa.

A medida que se desarrollaron estas necesidades, surgió un enfoque basado en sistemas. clasificación y monitorear los costos de comunicación multiplataforma.

Un ejemplo que está empezando a utilizarse en la industria es un sistema como el Tele-Capque está diseñado para ayudar a las empresas a monitorear el uso del servicio voz Y UCaaS regularmente en tiempo real.

En este contexto, Tele-Cap no existe como una aplicación de comunicaciones, sino más bien como un sistema de gestión que proporciona visibilidad del costo, el uso y la asignación de las comunicaciones digitales entre plataformas.

Este tipo de enfoque refleja un cambio de enfoque desde el simple uso de aplicaciones a la gestión de todo el ecosistema de comunicaciones.

Datos transparentes

Idealmente, cada decisión empresarial debería estar respaldada por datos transparentes y precisos, incluidas las comunicaciones digitales.

Además, en la era de la transformación digital, las empresas necesitan soluciones que no solo sean inteligentes, sino también flexibles, capaces de adaptarse a diversas escalas comerciales y diversidad de plataformas. UCaaS que se utiliza.

Esto refleja la conciencia de que las tecnologías de la comunicación ya no son sólo una herramienta, sino parte de una estrategia empresarial que requiere una gestión seria.

Aparte del aspecto económico, otra cuestión no menos importante es la gestión de accesos y la seguridad. Cuando las comunicaciones se realizan entre plataformas y entre países, las empresas deben asegurarse de que solo las partes autorizadas puedan utilizar ciertos servicios.

La configuración del usuario, la autenticación y los informes son elementos importantes para mantener el cumplimiento operativo y la seguridad.

Por otro lado, la integración con otros sistemas empresariales, como CRM y ERP, también es cada vez más relevante. La comunicación no está sola, sino que está conectada con los procesos de ventas, el servicio al cliente y la toma de decisiones basada en datos. Esta integración permite flujos de trabajo más eficientes y colaborativos entre departamentos.

Otro fenómeno que surgió con la migración de los teléfonos tradicionales a UCaaS es la necesidad de una orquestación multiplataforma.

Muchas organizaciones se encuentran en una fase de transición y utilizan varios sistemas a la vez antes de encontrar la configuración más adecuada.

En esta situación, un sistema de orquestación centralizado ayuda a mantener la coherencia en la gestión, ambas partes escuchaasignación de costos y cumplimiento de políticas internas.

Este enfoque también es relevante para las empresas que tienen obligaciones cumplimiento específico o necesario implementar licencia de uso justo para evitar un mal uso del servicio.

Al final, los debates sobre las comunicaciones digitales no pueden detenerse en qué aplicaciones utilizar. Lo que es más importante es cómo las organizaciones construyen un ecosistema de comunicaciones sostenible, eficiente y transparente.

La tecnología debería empoderar, no confundir. Con una mejor comprensión de los costos, los patrones de uso y la integración de sistemas, las empresas pueden aprovechar las comunicaciones digitales como un activo estratégico, no solo como un gasto.

Este enfoque también abre espacio para una toma de decisiones más racional y basada en datos, al tiempo que garantiza que la transformación digital realmente proporcione valor agregado para la organización y sus trabajadores.

*) Yohan Adi Satria es el vicepresidente de producto de OFON