Una lista de tareas pendientes parece una de esas cosas que casi todos en el planeta tienen, ya sea una lista de la vieja escuela escrita a mano en un cuaderno de papel o algún tipo de aplicación.
Personalmente, sin embargo, no tengo ningún tipo de lista de tareas pendientes convencional. En cambio, desde hace décadas, tengo la costumbre de utilizar un calendario como mi lista de tareas pendientes, y he aquí algunas razones por las que quizás quieras probarlo también…
Cuando se trata de gestión de tareas y listas de tareas pendientes, existen literalmente docenas de sistemas diferentes. Getting Things Done, Bullet Journal, PARA, Eisenhower Matrix, Ivy Lee, Eat the Frog, MITs, MoSCoW, 1-3-5, Kanban… Podría seguir.
Soy un tipo de sistemas: organizar cosas es básicamente un hobby para mí. Absolutamente podría sumergirme en cualquiera de estas madrigueras de conejo e intentar organizar mi vida de cualquiera de estas formas. Sin embargo, hace mucho tiempo desarrollé un enfoque simple pero muy eficaz que he utilizado desde entonces.
Esto sucedió después de que estaba mirando una serie muy larga de listas de tareas pendientes categorizadas y preguntándome cuándo diablos iba a poder completarlas. Decidí que la solución era verlos en orden de prioridad, determinar aproximadamente cuánto tiempo iba a tomar cada elemento y luego programar cada elemento en mi calendario.
Este enfoque logró dos resultados. Primero, se programaron las cosas que realmente necesitaba hacer y luego se hicieron. En segundo lugar, vi lo poco realista que era completar cada elemento de mis listas, por lo que me vi obligado a eliminar los que simplemente no iban a suceder.
Después de eso, decidí eliminar a los intermediarios y programar cada tarea tan pronto como se me ocurrió. Es decir, yo decido cuándo lo voy a hacer y lo programo en mi calendario para esa franja horaria. He estado usando este sistema desde entonces y lo recomiendo ampliamente.
Por supuesto, la vida no va perfectamente según lo planeado, por lo que a veces necesito reprogramar las cosas, pero es solo cuestión de arrastrar un elemento de un horario o día a otro.
También utilizo una serie de calendarios codificados por colores para brindarme una descripción visual de mi día, semana o mes. He escrito sobre esto antes, así que puedes leer más aquí.
Aquí están todas las razones por las que recomendaría probar este sistema…
Las tareas urgentes y de alta prioridad se manejan rápidamente
No dependo de códigos de colores, signos de exclamación, códigos de prioridad o cualquier otra cosa para indicar que un artículo es urgente o de alta prioridad. Sólo los atribuyo a una franja horaria temprana.
Otras tareas también se realizan de forma fiable
A las tareas menos urgentes o importantes se les podrán asignar franjas horarias posteriores, pero siempre se les asignará una hora y una fecha. Esto significa que los elementos no sólo languidecen en algún lugar de una lista polvorienta, sino que en realidad aparecen como alertas del calendario en un momento que no está asignado a ninguna otra cosa.
Mi lista de tareas pendientes sigue siendo realista
Creo que todos tenemos ese yo fantástico que puede saltar a través de grandes listas de tareas pendientes de un solo salto. La realidad, sin embargo, es que todos somos mortales y tenemos una cantidad de tiempo limitada para lograr nuestras cosas. Dado que no se puede agregar nada a mi lista de tareas pendientes sin tener un horario en el que pretendo hacerlo, me resulta mucho más difícil esforzarme.
Puedo controlar el equilibrio de mi vida
La gente habla de equilibrio entre la vida personal y laboral, pero creo que hay muchas formas en que podemos desequilibrar nuestras vidas. ¿Estamos dedicando suficiente tiempo a nuestros proyectos apasionantes? ¿Desarrollo personal, físico y mental? ¿Contribuir a nuestras comunidades? ¿Te estás divirtiendo?
El uso de calendarios codificados por colores y la visualización de todos los gastos de tiempo en un solo lugar proporciona una descripción visual sencilla de ese saldo.
Integración con la aplicación Recordatorios
Para mí, la aplicación Recordatorios juega un pequeño papel en todo esto. Si estoy en la cama o de viaje y de repente recuerdo algo que tengo que hacer, le pediré a Siri que establezca un recordatorio para una hora específica al día siguiente. El recordatorio ahora aparecerá en mi calendario en esta franja horaria exactamente como si lo hubiera programado manualmente.
¿Cuál es su enfoque para gestionar sus proyectos y su vida? Comparte en los comentarios.
Foto por Gana imágenes seguro desempaquetar
FTC: Utilizamos enlaces de afiliados automáticos que generan ingresos. Más.
